随时有“意”
要提升随时留心的注意能力。从事机关文稿写作的同志，平时要养成较强的注意能力，比如撰写讲话稿，一定要细心留意领导在安排部署时的“陈述”，这些内容是他们经过深思熟虑后形成的思路与想法，是很好的写作“原料”。
要拓宽业务涉及面。机关文稿涉及的范围往往较广，而其撰写者大都在办公室工作，这就要求我们平时广泛了解各环节工作，尽心熟知与掌握所涉及的各方面业务知识，做到“知己知彼，百战不殆”。
要养成随手记录的习惯。看书读报、看材料时，遇到觉得有用的内容随手摘抄记录，长期坚持，可以积累各类素材，在自己动笔写材料时，说不定就有内容可以用得上。单位一位从事文稿写作的同事工作十几年来，笔记记了一大摞，各方面政策理论随口即能说来，各种所需素材信手拈来，文章写得好，还练就一手好字，可谓一举两得。
经常充“电”
养成持之以恒的学习习惯。在当今新媒体发达的时代，人们分给书面学习的时间“份额”逐渐消减，但作为机关干部特别是从事文稿写作的机关干部，一定要坚持学习，党和国家的方针政策要细学深学，，各级会议精神要细学深学，，夯实理论基础。
熟练掌握机关文稿写作的基础知识。各类关于文稿写作的书籍层出不穷，我们要选择较有权威、正规出版的相关书籍悉心研读，结合实践提高写作技巧。北宋欧阳修的寓言《卖油翁》中卖油翁酌油的故事告诉我们，所有技能都能通过长期反复苦练而达到熟能生巧之境。平时常学习、“充足电”，熟知各类文稿写作的体裁应用，下笔时即能轻松驾驭所写文稿。
向实践取“经”
农村有民谚云：“仓中有粮，心中不慌”。从事机关文稿写作的同志，要走“群众路线”，走出机关融入基层，扎实掌握基层情况，认真学习基层经验；同时要经常向有经验的老同志请教学习，多读多分析报纸杂志上刊登的优秀机关文稿，从“他山之石”中汲取经验。
写稿前“量体裁衣”
要准确定位所写文稿的文种。文稿的种类很多，首先要明确文稿要用什么文种，采用什么格式，要注意哪些行文规则。
要搭好框架结构。一篇好的机关文稿，要逻辑缜密，主次分明，轻重得当，结构平衡。因此，思路框架很重要，预先把思路框架搭好，标题层级、段落结构摆布合理，写起来才会得心应手、顺畅自如。
成稿后人人能“懂”
篇幅要精。，句句精辟到位。我们撰写机关文稿，也要抓住核心内容，留精去糟，篇幅得当，切忌以“长”论英雄。
内容要实。机关文稿不是诗歌小说，不是抒情散文，在撰写时要有一说一，有二说二，不编不造，不夸张失实，要做到思想明朗，内容明了，不能“犹抱琵琶半遮面”。
要把握好“度”。机关文稿要从更高的层次把握和指导工作，比如某部门工作实施方案或年度工作计划等文稿，其作用是指导本部门、下属机关部门或基层单位干什么，让人家看了后要知道怎么干，因此在写作时要掌握好高度、落得到实处。
送审前“众说纷纭”
一篇机关文稿往往涉及一个机关的几个部门，因此该文稿由一个部门或某一名同志草拟后，要专门组织相关人员讨论修改，即我们日常所说的“通材料”。各人提出不同意见建议，而后修改、再议，最终定稿。一般有“读、听、议、评、改、通”六个步骤：
——负责主笔的同志“读”初稿；
——参与讨论的同志边“听”边挑不足，找问题，想建议；
——听完后大家分别“议”，提出意见建议，内容包括遣词造句、标点符号等文法错误，也包括文稿的思路框架、内容补充等；
——具体牵头负责的领导同志集中“评”，给出综合修改意见；
——评议结束后，主笔的同志按照综合意见“改”；
——改完后再“通”，参与修改者基本没有意见分歧时，再确定定稿送审。
这样的文稿问题考虑比较全面，最终定稿后的瑕疵也少，质量远远高于一个人单打独斗拿出来的文稿。
审核时“火眼金睛”
核稿时精确到“细枝末叶”。任何一篇文稿在核稿这个环节都很重要，我们所撰写的文稿即将“面世”去行使它的使命、发挥它的作用，、作用实效等内容，还是标点字句、标题与正文字体、结尾落款等细节，任何失误，都不能放过。
一篇文稿到了这个环节，即将大功告成，但这是与“责任”挂钩的环节，因此，签发者在落签时要慎重下笔，必须将文稿内容综合分析评判后，才能签发。因为签发者是具体负责人，这个环节有时也会“迸发思想火花”，提出更具高度的修改指导意见。对撰写者而言，签发者高屋建瓴地指导，会让他的写作水平得到进一步提高。
付印后记得“回头看”
在文稿交付打印前，往往会再次进行电脑排版，这个环节也不容忽视。工作中常有这样的现象：付印前校对没有错误，印出来之后却会出现漏字、标点符号缺失或回行空格错误等细节上的失误，这即是进行再次排版时出现的问题。为避免这类失误，一定要在排版打印后再次校核，这样才能确保我们的文稿完美“出笼”。